ホームページには予約システムを入れたほうがいい？

クリニックの開院を控えているドクターに向け、クリニックの公式ホームページ制作とあわせて検討したいポイントとして、「予約システム」をご紹介します。予約システムの概要や導入のメリット・デメリットをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

クリニック予約システム

クリニック予約システムとは、インターネット上の専用画面から患者さんが自由に診療予約を入れられるシステムを言います。

従来、診療が終わった後に受付で次の診療予約を入れたり、新規予約であれば電話で予約を入れたりする方法が一般的でしたが、インターネットでの予約システムがあれば、それらの手間は不要。患者さんの生活環境にインターネットと媒体（パソコンやスマートフォンなど）さえあれば、患者さん自身が診療の空き時間を探して自分の予定と調整しながら予約が可能となります。

すでに予約システムを導入している医療機関はずいぶんと増えており、今後もますます普及・拡大していくものと思われます。

予約システムを設置するメリット

予約システムを導入する主なメリットを3点ほど紹介します。

クリニックの繁閑をコントロールできる

患者さんが予約システムを利用する際、画面上で日にちごとの混雑状況や予約状況を確認できます。この画面を確認した患者さんの多くは、自分の予定と照合しながら、なるべく混雑していない日時を選ぶようになります。

このような患者さんの予約行動が拡大してくれば、やがて「終日忙殺される日」と「比較的余裕のある日」がならされ、現状よりも働きやすい職場へと変わっていくことでしょう。

受付の予約業務の手間が削減される

従来からある一般的な予約方法は、電話で空き状況を確認して予約したり、受付で直接空き状況を確認して予約したりする方法です。受付担当者が空いている日時を探して患者さんに伝えたり、患者さんはその日時の予定を確認したりなど、お互いに手間も時間もかかる方法です。

予約システムを導入することで、少なくともクリニック側の予約業務の手間は大幅に削減。ひいてはクリニック全体に余裕が生まれ、より手厚く患者さんへのケアを行うことができるようになるでしょう。

電子カルテと連携させれば診療が効率化する

予約システムの中には、電子カルテと連携させる機能を搭載したものもあります。

予約システムと電子カルテと連携させれば、次に診る予定の患者さんの名前をクリックするだけで、電子カルテが即表示されます。パソコンのフォルダの中から電子カルテを検索する手間がかかりません。

予約システムのデメリット

予約システムの導入で考えられる2つのデメリットを紹介します。

導入と運用にコストがかかる

予約システムを導入するためには、導入時の費用（イニシャルコスト）と導入後の月額費用（ランニングコスト）がかかります。費用の額は予約システムによって異なりますが、基本的に導入時、または月額で費用が発生します。

一度導入を決めると何年も同じシステムを使い続けることになりますので、導入に際しては各システムの内容と費用を慎重に比較することが大切です。

ネット利用が苦手な患者さんは利用しにくい

インターネットやスマートフォンが普及した現代ではありますが、今もなおネット利用が苦手な方が大勢いることは事実です。操作が苦手なのでネット予約をしたくないという患者さんは、これまで通り、電話や受付で予約を入れる形となるでしょう。

整形外科や眼科、脳神経外科、泌尿器科など、高齢患者の比率が多いとされる診療科では、ネット予約を嫌がる患者さんが多いかもしれません。

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導入や運用においてコストはかかるものの、予約受付業務の手間が大幅に削減されることは間違いないでしょう。受付業務が効率化すれば、人件費削減や電話代節約などにもつながる可能性もあり、かならずしもコスト面で不利になるとは言えません。

クリニックの現状と照らし、予約システムを導入すべきかどうかをよく検討してみましょう。