お知らせ欄はどう活用する？

クリニックのホームページを訪れる患者さんが、よく確認する情報の一つに「お知らせ」があります。診療時間の変更や休診日など、重要な情報が掲載されるためです。このお知らせ欄が適切に活用されているかは、ホームページを訪れた人に与える印象にも影響します。ここでは、クリニックのホームページにおけるお知らせ欄の活用方法について紹介します。

お知らせは定期的に更新したほうが良い

患者さんがクリニックのホームページを訪れた際、お知らせ欄の更新が長期間止まっていると「このクリニックは現在もきちんと運営されているのか」という不安を感じさせてしまう可能性があります。特に、診療時間や休診の案内は、患者さんが受診を決める上での基準となる情報です。

お知らせ欄は、単に情報を伝える掲示板としてだけでなく、クリニックが日々の活動を誠実に行っていることを示す一つの証拠にもなります。定期的に情報が発信されているという事実は、それ自体が訪問者に安心感を与え、医院の信頼感を支える要素となります。医療機関にとって信頼性は重要であり、お知らせ欄の更新状態もその一端を担っています。

ブログとどう使い分けるのか

ホームページでの情報発信には「お知らせ」と「ブログ」がありますが、両者の役割を明確に分けると運用しやすくなります。

「お知らせ」は、主に必要な情報を伝える役割を持ちます。具体的には、休診情報、診療時間の変更、予防接種の案内、臨時の休診日など、患者さんが知る必要のある公式な情報を掲載します。更新頻度は随時、または月に1回程度が目安です。

一方、「ブログ」は、患者さんとの関係を深める情報を発信する場と位置づけられます。健康に関するコラム、院内の雰囲気、スタッフの紹介、地域の話題などが該当します。月1〜2回程度の更新で、院内の取り組みを伝えたり、健康情報を提供したりすることで、来院前の安心感を高める効果や、検索エンジン経由でのアクセスを集める効果も期待できます。

お知らせの更新を継続するには

お知らせやブログの更新が大切だと分かっていても、日々の診療業務の中で継続するのは簡単なことではありません。継続の負担を減らすためには、完璧を目指しすぎないことが重要です。毎回長い文章を書く必要はなく、お知らせであれば300文字から500文字程度の短い内容でも十分に役割を果たします。

具体的な継続のコツとしては、「月に一度、更新作業の日を決めておく」「花粉症や熱中症対策など、季節ごとに発信するテーマをあらかじめ決めておく」といった方法があります。また、更新担当者を決めたり、スタッフが交代で担当したりするなど、医院の規模や状況に合わせて無理のない運用体制を設計することが継続につながります。

お知らせ更新の注意点

お知らせの更新を継続する体制が整っても、内容が読みにくければ患者さんに情報が伝わりにくくなります。特に現在はスマートフォンからホームページを閲覧する方が多いため、読みやすさを意識した工夫が必要です。

表記ゆれ

文章内で、ひらがなや漢字の使い分けが統一されていなかったり、カタカナとローマ字の表記が混在していたりすると、読者は違和感を覚え、読みづらさを感じることがあります。常用外の半角カタカナの使用なども同様です。こうした表記のゆれが散見されると、記事としての信頼性を損なう可能性も否定できません。

基本的なことですが、ホームページを運用していく上では、表記の統一性を保つことが大切です。精査され、整理された情報は、医院の信用向上につながる可能性があります。

文字装飾の使い方

太字などの文字装飾は、重要な部分を目立たせ、記事の情報を整理する上で役立ちます。しかし、文字を強調する装飾は、バランスを考慮せずに多用すると、かえって文章全体が見づらくなってしまうことがあります。そのため、文字装飾に関するルールを決めておくことが推奨されます。

画像サイズが合っているか

ホームページの記事に掲載する画像のサイズが適切でない場合、読みにくさや見づらさにつながることがあります。画像サイズが小さすぎると、ページ上で引き伸ばされて表示され画質が荒くなり、逆に画像サイズが大きすぎると画像ファイルの容量が増加し、ホームページの読み込み速度が遅くなる原因となる場合があります。記事に掲載する画像は、画像の読み込みやすさと表示速度のバランスを考慮し、適切なサイズを選択することが重要です。

カテゴリー分けができているか

新着情報として発信する内容は、その目的や対象者によって異なります。サイトを訪れた患者さんが、求めている情報にストレスなくアクセスできるように、一目で内容が推測できるようなカテゴリーを設定し、導線を整えることが重要です。

例えば、「新着情報」という大きな分類の中に、「お知らせ（休診情報など）」「コラム（健康情報）」「ブログ（院内の様子）」といった形で中分類を設ける方法があります。もし「休業のお知らせ」が「ブログ」のカテゴリーに掲載されていると、カテゴリーと記事内容が一致せず、訪問者に不自然な印象を与える可能性があります。

そのため、「特定のカテゴリー内で扱うべき記事内容」をルールとして決めておくことが適しています。